Dossier de données sociales
Le dossier de gestion sociale est le cœur de la gestion RH des ES au sein de la CAE.
ÉcranListe des porteur.euse.s de projet⚓
Permet de faire une recherche
Un clic sur la ligne affiche l'ensemble du compte en se mettant sur la fiche de données sociales.
La liste présente le nom de l'ES, sa situation CAE (ie son état de parcours) et le nom de son accompagnateur privilégié si renseigné
ÉcranMenu de la fiche de gestion sociale⚓
Données sociales⚓
RéglementaireRGPD - Règlement général sur la protection des données⚓
Quels que soient les porteurs de projet, leurs statuts dans ou hors de l'entreprise, les données de la fiche de gestion sociale sont des données personnelles. L'ensemble des traitements (acquisition, stockage, utilisation, diffusion...) des données personnelles doit être conformes au règlement général sur la protection des données.
Vous ne pouvez pas stocker n'importe quelle information dans les champs disponibles, veillez à rester en conformité avec le RGPD et la loi française.
Par ailleurs nous rappelons que vous pouvez être amené à gérer des données sensibles au sens du RGPD
- Le numéro de sécurité sociale ou NIS est une donnée sensible
- Les données de santé ou lié au handicap sont des données de santé
enDI couvre l'ensemble des besoins des entreprises du secteur, il se peut que des champs spécifiques ne vous soient pas utiles. Si vous n'avez pas besoin de telle ou telle donnée, nous vous encourageons à ne pas l'utiliser en vertu du principe de minimisation
Truc & astuceConfiguration des listes⚓
Si vous n'avez pas besoin d'une information, vous pouvez utiliser ce champs à d'autres fins, mais en conformité avec le RGPD et la loi française
Champs de données sociales⚓
Champ | Type de donnée | Fusion documentaire | Commentaire |
|---|---|---|---|
Création | |||
Nom | Texte libre / Obligatoire | py3o.coordonnees_lastname | |
Prénom | Texte libre / Obligatoire | py3o.coordonnees_firstname | |
Civilité | Liste prédéfinie | py3o.coordonnees_civilite | |
Email1 | Texte libre (format email) / Obligatoire | py3o.coordonnees_email1 | |
Synthèse | |||
Situation dans la CAE | Liste personnalisée | py3o.situation_situation | pas d'accès direct, se fait via les étapes de parcours |
Accompagnateur | Liste des EA | py3o.situation_follower.civilite py3o.situation_follower.firstname py3o.situation_folower.lastname py3o.situation_follower.email | |
Antenne de rattachement | Liste personnalisée | py3o.situation_antenne | |
Prescripteur | Liste personnalisée | py3o.parcours_prescripteur | |
Nom du prescripteur | Texte libre | py3o.parcours_prescripteur_name | |
Date info coll | Date | py3o.parcours_date_info_coll | Très utile pour les stats |
Date d'entrée au sociétariat | Date | py3o.situation_societariat_entrance | Très utile pour les stats Etiquette sociétaire |
Motif de non admission en CAE | Liste personnalisée | py3o.parcours_non_admission | |
Coordonnées | |||
Nom de jeune de fille | Texte libre | py3o.coordonnees_ladies_lastname | |
Email 2 | Texte libre (format email) | py3o.coordonnees_email2 | |
Tél. fixe | Texte libre (format téléphone) | py3o.coordonnees_tel | |
Tél. mobile | Texte libre (format téléphone) | py3o.coordonnees_mobile | |
Adresse | Texte libre | py3o.coordonnees_address | |
Code postal | Teste libre (format code postal) | py3o.coordonnees_zipcode | |
Ville | Texte libre | py3o.coordonnees_city | |
Zone d'habitation | Liste personnalisée | py3o.coordonnees_zone | |
Qualification de la zone d'habitation | Liste personnalisée | py3o.coordonnees_zone_qual | |
Sexe | Liste prédéfinie | py3o.coordonnees_sex | |
Date de naissance | Date | py3o.coordonnees_birthday | |
Lieu de naissance | Texte libre | py3o.coordonnees_birthplace | |
Code postal de naissance | Texte libre (format code postal) | py3o.coordonnees_birthplace_zipcode | |
Nationalité | Texte libre | py3o.coordonnees_nationality | |
Carte de séjour (fin de validité) | Date | py3o.coordonnees_resident | |
Numéro de sécurité sociale | Numéro formaté | py3o.coordonnees_secu | Donnée sensible |
Situation de famille | Liste prédéfinie | py3o.coordonnees_family_status | |
Nombre d'enfants | Liste prédéfinie | py3o.coordonnees_children | |
Niveau d'études | Liste personnalisée | py3o.coordonnees_study_level | |
Contact urgent : nom | Texte libre | py3o.coordonnees_emergency_name | |
Contact urgent | Texte libre (format téléphone) | py3o.coordonnees_emergency_phone | |
Identifiant interne | Texte libre | py3o.coordonnees_identifiant_interne | |
Id base | Automatique | py3o.id | numéro interne, disponible uniquement en export et en fusion |
Statut | |||
Statut social à l'entrée | Liste personnalisée | py3o.social_statuses.first | On peut cumuler plusieurs statuts |
Statut social actuel | |||
Date de fin de droit | Date | py3o.statut_end_rights_date | |
Allocation adulte handicapé - échéance (expiration) | Date | py3o.statut_handicap_allocation_expiration | |
Activité externe
| Texte libre | py3o.statut_external_activity.first.type py3o.statut_external_activity.first.hours py3o.statut_external_activity.first.brut_salary py3o.statut_external_activity.first.employer_visited | |
Activité | |||
Typologie des métiers/secteurs d'activités | Liste personnalisée | py3o.activity_typologie_id py3o.activity_typologie | |
PCS | Liste personnalisée | py3o.activity_pcs | Configurer les PCS (professions et catégorie socioprofessionnelles) |
Activités
| Texte libre | py3o.activity_companydatas.first.activity_id py3o.activity_companydatas.first.title py3o.activity_companydatas.first.name py3o.activity_companydatas.first.website | |
Activités
| Liste personnalisée | py3o.activity_company_datas.first.activity | non configurable depuis 4.1 |
Objectifs | Texte libre | py3o.parcours_goals | |
Date de la visite médicale | Date | py3o.parcours_medical_visit | |
Date limite | Date | py3o.parcours_medical_visit_limit | |
Résultat de la visite médicale | Liste personnalisée | py3o.parcours_status | |
Organismes d'aide au porteur | |||
Organisme | Liste personnalisée | py3o.statut_aid_organisms.first.aid_organism | |
Détails de l'aide apportée | Texte libre | py3o.statut_aid_organisms.first.details | |
Date d'échéance | Date | py3o.statut_aid_organisms.first.date | |
Contrats de protection sociale et prévoyance | |||
Type du Contrat | Liste personnalisée | py3o.activity_care_contracts.first.care_contract | |
Détails du contrat | Texte libre | py3o.activity_care_contracts.first.details | |
Date d'échéance | Date | py3o.activity_care_contracts.first.date | |
Comptes bancaires | |||
Libellé du compte | Texte libre | py3o.statut_bank_accounts.first.label | |
IBAN | Texte libre | py3o.statut_bank_accounts.first.iban | |
BIC | Texte libre | py3o.statut_bank_accounts.first.bic | |
Informations comptables | |||
Compte tiers pour les notes de dépenses | Texte libre | py3o.situation_follower.compte_tiers | |
Immatriculation du véhcule | Texte libre | py3o.situation_folower.vehicle | |
Puissance fiscale du véhicule | Texte libre | py3o.situation_folower.vehicle_fiscal_power | |
ConseilProcédure de gestion des données⚓
Il est recommandé que chaque entreprise ait une procédure sur le remplissage détaillé des fiches de données sociales
- Chaque EA qui renseigne des fiches le fasse de manière homogène. Cela garantit des données propres et donc des statistiques facilitées et plus justes.
- Mise en pratique du principe de minimisation du RGPD : a-t-on besoin ou non de telle ou telle donnée et pourquoi ?
Gestion de parcours⚓
Parcours⚓
Le parcours couvre l'ensemble de la relation entre un.e porteur.euse de projet depuis le premier contact jusqu'à la fin de toute relation contractuelle.
Le parcours est constituée d'étapes et de situations CAE. Ces situations sont les états en début et fin d'étapes.
ConseilPréparation de la configuration⚓
Il est recommandé de faire une cartographie des différents états, des différents moments de la relation entre ES et entreprise.
5 natures d'étapes⚓
- Entrée CAE : pour les étapes de contractualisation entre l'ES et l'entreprise qui ne soient pas des contrats de travail (CAPE)
- Contrat de travail
- Avenant contrat de travail
- Sortie CAE : pour les étapes de sortie, de fin de contrat
- Autre : pour les autres étapes, en particulier des étapes en amont de l'intégration (contact, diagnostic...). Vous pouvez aussi suivre les parcours d'accompagnement avec des étapes de type autre.
Inventaire d'étapes⚓
Vous pouvez avoir autant d'étapes que nécessaire
Types d'étapes et champs associés⚓
Champ | Type de donnée | Fusion documentaire | Commentaires | Autre | Entrée CAE | Contrat de travail | Avenant contrat de travail | Sortie CAE |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Id | Automatique | py3o.NomEtape.first.id | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui | |
Date d'effet | Date / Obligatoire | py3o.NomEtape.first.start_date | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui | |
Date d'échéance | Date | py3o.NomEtape.first.end_date | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui | |
Type de contrat | Liste personnalisée | py3o.NomEtape.first.type_contrat | Oui | Oui | ||||
Qualité du salarié | Liste personalisée | py3o.NomEtape.first.employee_quality | Oui | Oui | ||||
Taux horaire | Texte libre (format nombre) | py3o.NomEtape.first.taux_horaire | Oui | Oui | ||||
Nombre d'heures mensuelles | Texte libre (format nombre) | py3o.NomEtape.first.num_hours | Oui | Oui | ||||
Taux horaire en toute lettres | Texte libre | py3o.NomEtape.first.hourly_rate_string | Oui | Oui | ||||
Salaire brut | Calculé | py3o.NomEtape.first.parcours_salary | Taux horaire x nombre d'heures | Oui | Oui | |||
Objectif de CA / d'activité | Texte libre | py3o.NomEtape.first.goals_amount | Oui | Oui | ||||
Période de l'objectif | Liste prédéfinie | py3o.NomEtape.first.goals_period | Oui | Oui | ||||
Numéro de l'avenant | Texte libre | py3o.NomEtape.first.amendment_number | Oui | |||||
Motif sortie | Liste personnalisée | py3o.NomEtape.first.motif_sortie_id | Oui | |||||
Type sortie | Liste personnalisée | py3o.NomEtape.first.type_sortie_id | Oui | |||||
Id | Automatique | py3o.NomEtape.first.career_stage.id | id de base de donnée |
Fichier attaché⚓
Les fichiers de l'espace documents peuvent être attachés aux étapes.
Fusion documentaire⚓
En utilisant LibreOffice Writer, vous pouvez composer des modèles de document (contrat de travail, attestation, ...), lorsque vous générez un document à partir d'un modèle, des informations actualisées de la base de données d'enDI sont injectées dans le document. Il est donc possible de renseigner automatiquement les coordonnées d'un ES, les dates de ses étapes de parcours. Toutes les informations de la gestion sociale sont accessibles.
AttentionFormat odt⚓
Les modèles de document doivent être au format .odt pour pouvoir être utilisés dans enDI.
ConseilTester⚓
Vous devez tester vos modèles pour vous assurer qu'ils fonctionnent. enDI ne génère pas le document si il y a la moindre erreur d'accès aux données.
Les champs de liste⚓
Certains champs se trouvent dans des listes : liste des étapes, liste des statuts, ... Dans le tableau des noms des champs, vous trouverez par exemple py3o.statut_external_activity.first.type, vous pouvez remplacer first par
- first : pour accéder au premier élément de la liste
- last : pour accéder au dernier élément de la liste. C'est sans doute le plus sur, si vous ne connaissez et ne maitrisez pas le contexte de la génération du document
- l0, l1, l2... : pour accéder au bon indice, n'a d’intérêt que si la liste a au moins 3 éléments, first et last sont beaucoup robustes, il y a toujours un premier et un dernier, et c'est parfois le même. first correspond à l'indice 0
- _0,_1,_2 est l'ancien système d'indice, il peut être parfois plus fonctionnel que le nouveau
Les étapes de parcours⚓
Tous les champs sont définis par enDI, exception faite des étapes de parcours. Dans le tableau des noms des champs, vous trouverez par exemple py3o.NomEtape.first.type_contrat, vous devez remplacer NomEtape par le nom de l'étape en question. Le nom de l'étape à renseigner est le nom de l'étape sans espace et sans apostrophe et en gardant la case
contrat CAPEdonnecontratCAPEContrat CESAdonneContratCESAparcours d'accompagnementne fonctionnera pas, l'apostrophe n'est pas supporté tout comme les accents.une Super ETApedonneuneSuperETApe
Etape de parcours inexistante⚓
Si vous tentez de générer un document pour un.e ES qui utilise des données d'une étape de parcours dont cet.te ES ne dispose pas, vous aurez une erreur.
AttentionModification d'étape de parcours⚓
Si vous changez le nom d'une étape de parcours, vous devez reprendre et modifier tous les modèles l'utilisant.
ExempleQuelques exemples⚓
Récupérer la date du début d'un Contrat CAPE : py3o.ContratCAPE.last.start_date. L'utilisation de last permet d'aller le contrat cape le plus récent.
Pour créer un champ : Créer un champ de fusion dans un document odt
Vous pouvez aussi créer par copier/coller y compris depuis un autre modèle : Créer un champ de fusion dans un document odt par copier/coller
Pour supprimer Supprimer un champ de fusion dans un document odt (2 niveaux de suppression, juste supprimer le texte, ou supprimer le champ complètement)
Pour modifier, cela revient à créer, et supprimer.
Remarque
conseil et assistance⚓
Si Coopérer vous héberge, demander nous conseil sur ce sujet parfois compliqué. Nous disposons aussi d'outil de conversion et de migration.
Distribution de documents (bulletins de salaire)⚓
enDI est capable de découper des pdf par rapport aux comptes analytiques. Les outils de découpe doivent être calibré par votre administrateur de serveur[1].
Vous pourrez déposer le gros fichier à découper via FTP Déposer un fichier sur le site FTP du serveur dans le répertoire ad'hoc.
enDI découpe le fichier en tache de fond, et met à disposition le document dans les menus DocumentsBulletins de salaire. Vous pouvez ainsi déposer toute sorte de documents tant que le calibrage reste valable.
Réglementaireloi El Khomeri⚓
Le dépot de bulletin salaire n'est pas conforme à la loi. Le dispositif actuel ne permet pas l'archivage à valeur probante, ni le lien au CPA. Il peut néanmoins remplacer le publipostage et l'envoi par email, la disponibilité est garanti au même niveau que le reste du service.
Les procédures pour la gestion sociale (données sociales, documents)⚓
Vous avez ci-dessous la liste des procédures. Vous pouvez aussi retrouver la liste complètes des procédures en cliquant sur Index des procédures dans le bandeau du site. Elles sont classées alphabétiquement. Vous pouvez enfin les retrouver avec le moteur de recherche en tapant un mot clé.