Créer un encaissement pour une facture
RéglementaireConformité loi de finance 2016 sur la traçabilité des encaissements 
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Coopérer pour Entreprendre assure pour ses abonnés la conformité aux exigences de l'administration par des dispositions logicielles et organisationnelles.
Disposition logicielle : le module de gestion des encaissements d'enDI isole les paiements dans une base de donnée dédiée, les données sont chainées et reliées aux fichiers des factures scellés. Aucune donnée n'est modifiée directement, elles ne font que s'ajouter. Pour modifier ou supprimer, les contre-opérations sont passées.
Disposition organisationnelle : les transactions d'encaissement sont archivées chez un tiers de confiance avec valeur probatoire.
Réglementaire
Vous devez avoir les droits de création des encaissements.
Cliquez sur les menus
VenteFactureAccès alternatifs aux facturesPar les dossiers d'une enseigne⚓
Vous pouvez accéder à une facture particulière par les dossiers d'affaire Afficher un dossier puis chercher dans les factures
Par la liste consolidée de l'ensemble des factures de l'entreprise⚓
[Droits EA]Cliquer sur les menuGestion commercialeFactures.Attention, dans cette vue, seules les factures validées sont affichables.
Cherchez dans les pages, les factures désirées en naviguant dans les pages.
Pour accélérer la recherche, quelques techniquesTrier un champ par ordre décroissant ou croissant, en cliquant sur le nom du champ.⚓
Par défaut, la liste est triée sur la date de création du dossier, en ordre antichronologique.
En cliquant sur
Nom, la liste est triée par nom de dossier dans l'ordre Z-A, en cliquant à nouveau dessus, le tri se fait par ordre alphabétique. Sur une date le tri s'effectue par ordre chronologiqueFiltrer les champs⚓
Renseignez les champs du filtre et et cliquez sur le bouton
Filtre facture pour les vue Enseigne⚓
Filtre facture pour la vue Entreprise⚓
Année fiscale ou de facturation⚓
Choisissez l'année concernée ou "toutes". Par défaut, c'est l'année en cours.
TTC entre et⚓
Permet de donner une fourchette pour le montant.
Emis(e) entre et⚓
Permet de donner une fourchette de date. Vous pouvez renseigner la date au clavier ou avec le calendrier.
Enseigne (Vue Entreprise)⚓
Permet de filtrer sur une enseigne. n'est pas disponible sur la vue Enseigne
Client⚓
Permet de filtrer sur un client d'une enseigne. Sur la vue Entreprise, à manipuler avec précaution, car peut prendre du temps.
Statut (Vue Enseigne)⚓
Correspond au statut de création du document (brouillon, en attente de validation, validé(e), invalidé(e)
Statut de paiement⚓
Permet de filtrer sur impayées ou soldées. Par défaut sur vide donc l'ensemble. Impayées contient les partiellement payées
Numéro de document⚓
Saisissez tout ou partie du numéro du document, enDI fait une recherche plein texte
Type de document⚓
Permet de filtrer sur les types de document
- Devis : devis classique, devis interne
- Facture : facture classique, avoir, facture interne
Type d'affaire⚓
Permet de filtrer sur un type d'affaire particulier
Validé⚓
Permet de filtrer sur un membre de l'équipe d'appui
Auto-validé⚓
Permet de filtrer les documents auto-validés
Nombre de résultat par page⚓
Suivant la taille de votre écran, il peut être intéressant de modifier ce nombre. Ce nombre est gardée en mémoire pour vos différentes requêtes sur l'ensemble des pages de recherche et filtre.
Cliquez sur le bouton
de la facture puis sur le bouton Enregistrer un encaissementRenseignez la date (Obligatoire mais valeur par défaut à la date du jour)
Sélectionnez le
mode de paiement(Obligatoire mais valeur par défaut)ComplémentsRemarque
Les modes de paiement sont communs aux ventes et aux achats.
Configuration⚓
Renseignez le
montant(Obligatoire mais valeur par défaut au montant total)ComplémentsTrop perçus sur encaissement⚓
Vous ne pouvez pas dépasser le montant total de la facture déduit des avoirs. Il y a une marge de tolérance de 5€. Donc vous pouvez gérer les arrondis de trop perçus. Si les trop perçus dépassent cette marge, vous devez créer une facture d'avoir positive (l'inverse de l'habituelle), c'est l'équivalent d'une facture mais elle est lié à la facture en cours paiement et permet de dépasser la marge de tolérance. Lors des exports des écritures comptables, il faut reprendre les écritures manuellement
Laissez vide si le paiement n'est pas à inscrire sur un bordereau de remise en banque. Sinon renseigner l'
identifiantde la remise en banque (Optionnel). La valeur proposée par défaut est la dernière utilisée.AttentionComportement particulier⚓
C'est un champ optionnel avec un comportement assez particulier. Il conditionne à lui tout seul si le paiement est inscrit sur bordereau. enDI ne sait pas distinguer les modes de paiement. Aussi en théorie vous pouvez créer des remises en banque pour tout type de paiement.
Messages particuliers⚓
Lors de la validation du paiement, vous pouvez avoir des messages d'avertissement ou d'erreur
La remise n'existe pas⚓
L'identifiant utilisé n'a jamais encore été utilisé, vous devez confirmer la création. Vous ne pouvez pas changer le mode de paiement d'une remise une fois qu'elle est créée, vérifier bien la sélection du mode de paiement.
La remise existe mais sur un autre type de paiement⚓
Vous devez changer l'identifiant de remise ou corriger le mode de paiement de cette remise. Vous ne pouvez pas changer le mode de paiement d'une remise existante.
La remise a été clôturée⚓
[Droits EA]Vous pouvez la réouvrir en suivant le lien. Si vous n'avez pas lesDroits EA, vous devez demander la réouverture, ou changer d'identifiant, en fonction du processus interne de votre entrepriseSélectionnez la
banque(Obligatoire mais valeur par défaut)Il s'agit du compte banque de l'entreprise.
ComplémentsRenseignez le
numéro de chèque(Optionnel). Laisser vide sinonTruc & astuce
Si vous souhaitez conserver une trace d'un paiement, vous pouvez y stocker l'identifiant d'un virement, d'un transfert... Ce champs est est un champ alphanumérique libre.
Sélectionner la
banquedu clientComplémentsRenseignez le
nom de l'émetteurdu paiement (Obligatoire mais par défaut le nom du client)Cochez
Soldési besoinPermet de clore la note de dépense ou la facture d'achat. Plus d'autres paiements même si le montant payé est différent du montant total.
Si le montant est différent de la facture, aucune écriture d'écart n'est générée.
Truc & astuce
Pour solder une facture sans paiement, il faut créer un paiement à 0, en cochant cette case.
Cliquez ensuite sur le bouton
pour enregistrer les actions réalisées.ComplémentsPour annuler, si il n'y a pas de bouton d'annulation, il n'y a rien de spécial à faire, il suffit de continuer à naviguer vers une autre page, ou de lancer une autre action ou de revenir en arrière. Vous êtes sur une appli web, les "codes" d'utilisation générale d'internet sont valables.
Les messages sont du type
en cas de réussite ou 
en cas d'échec.
- Résultat
L'encaissement est créé.
