Créer un dossier

L'utilisation des dossiers est obligatoire dans enDI. Les données de gestion commerciales sont ainsi structurées.

"Finalement, je n'ai pas besoin de ce plan de classement. Qu'est-ce-que je dois faire ?" Créer un dossier nommé "Tout". Vous ajouterez systématiquement vos clients à ce dossier et vous pourrez travailler sans autre problème.

Utilisation et utilité des dossiers⚓

  1. Les dossiers et les sous-dossiers permettent d'organiser vos devis, factures et plus généralement vos affaires. Cela permet des plans de classement varié, fonction de vos besoins.

  2. L'entreprise peut configurer des règles métiers par type de dossier. Ces règles métier visent à simplifier le suivi des exigences réglementaires des filières métiers (présence de document obligatoire, mentions automatiques ou facultatives dans les devis/factures, suivi statistiques comme le BPF)

  3. Les dossiers sont aussi une unité d'analyse de rentabilité de votre enseigne. Pour l'instant les indicateurs sont très simples mais ils s'étofferont à l'avenir.

  4. Vous pouvez archiver les dossiers et donc les faire disparaitre des vues et ainsi alléger la navigation dans l'ensemble des vues devis/factures

ConseilAxes typiques de classement⚓

  • Par année
  • Par type d'activité : vous avez des activités assez différentes sur une seule enseigne commerciale, les exigences réglementaires de vos activités ou le suivi de rentabilité
  • Par client récurrent : vous retrouvez facilement toutes les affaires avec un client
  • Par "direction" d'un client : pour un client payeur, vous avez plusieurs clients pour la réalisation, vous pouvez les répartir dans les dossiers
  • Par segment de client : vous pourrez étudier la rentabilité de chaque segment
  • Par projet : vous réalisez des grosses affaires, des projets, vous pouvez organiser dans les dossiers, les différentes étapes, avenants...

Avec les dossiers et sous-dossiers, vous pouvez prendre 2 axes de classement.

Truc & astuce

Seuls le nom du dossier et au moins un client sont nécessaires pour créer un dossier. Les autres champs peuvent être importants quand vous souhaitez faire des statistiques ou vous y retrouvez quand vous avez beaucoup d'affaires. Trouver la bonne classification nécessite un certain nombre d'essai erreur. Vous pouvez toujours modifier les informations du dossier.

  1. Cliquez sur les menus Vente Dossiers.

  2. Cliquez sur le bouton Ajouter un dossier.

    Alternative pour démarrer la création d'un dossier

    On peut aussi ajouter un dossier depuis la fiche client.

  3. Renseignez un nom de dossier (Obligatoire).

  4. Renseignez un type de dossier (Obligatoire, mais une valeur par défaut.

  5. Sélectionnez au moins un client (Obligatoire).

    Vous pourrez sélectionner pour chaque devis et facture de ce dossier, un client parmi tous ceux inscrits sur le dossier. Si vous en avez oubliés, vous pourrez en rajouter après.

  6. Pour ajouter d'autres clients, cliquez sur le bouton Ajouter un client, puis le sélectionner dans la liste.

    Si vous ajoutez un client en trop, vous pouvez le supprimer en cliquant sur la petite croix en haut à droite du nom du client. Si vous ne complétez pas une case client, vous aurez un défaut dans la création, supprimer cette case inutile avant de valider.

  7. Cliquez sur le bouton .

  8. Renseignez une description succincte (Optionnel).

    Ce champs apparait sur l'entête de la fiche du dossier.

  9. Renseignez un code (Optionnel).

    Cela permet d'avoir une clé de classement complémentaire, sert dans le tri des dossiers.

    Attention

    Ce champ est limité à 4 caractères. Le tri se fait par ordre alphabétique.

  10. Renseigner une date de début et une date de fin (Optionnel).

  11. Renseignez une définition (Optionnel).

    Ce champs sert de description plus longue et de notes libres sur le dossier. Ce champs n'apparait que sur l'onglet Informations.

  12. [Dossier classique] Sélectionnez le mode de calcul des prix de vente.

    Mode HT est le mode par défaut, vous renseignez des prix HT, et enDI calcule les prix TTC. C'est la bonne pratique de gestion.

    Mode TTC, c'est le contraire, vous renseignez des prix TTC, et enDI recalcule les prix HT. C'est pertinent si vous voulez éviter de chercher les arrondis pour des prix de vente TTC, ou si vous faites des factures récapitulatives de micro-ventes en TTC, ce qui vous évite de recalculer les HT pour chaque ligne.

    Attention

    Ce choix n'est pas modifiable après la création du dossier.

  13. Cliquez ensuite sur le bouton pour enregistrer les actions réalisées.

    Compléments

    Pour annuler, si il n'y a pas de bouton d'annulation, il n'y a rien de spécial à faire, il suffit de continuer à naviguer vers une autre page, ou de lancer une autre action ou de revenir en arrière. Vous êtes sur une appli web, les "codes" d'utilisation générale d'internet sont valables.

    1. Les messages sont du type en cas de réussite ou en cas d'échec.

  14. Résultat

    Le dossier est créé.

    Dossier classique en mode HT et TTC⚓

    Le dossier comporte les icones de mode de calcul suivant le choix : ou